So wird Ihr Meeting garantiert zum Desaster
von Claudia Richeling
Haben Sie das schon einmal erlebt?
- Sie stecken in einem nicht enden wollenden und langweiligen Meeting fest.
- Sie können der:m Redenden nicht folgen, da es keinen roten Faden gibt.
- Sie kommen nicht zu Wort.
- am Ende des Termins liegt kein Ergebnis vor.
Mit dem folgenden Ablauf verdeutlichen wir Ihnen, was Sie in den Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung jeweils falsch machen müssten, um ein furchtbares Meeting zu organisieren.
Worst-Case-Szenario
Vorbereitung
Sie erstellen keine Agenda oder Zielsetzung für das Meeting oder den Workshop. Die Teilnehmer:innen müssen schließlich nicht vorher wissen, was besprochen wird oder was von ihnen erwartet wird. Die notwendige Zeit zur Vorbereitung hätten die Teilnehmer:innen sowieso nicht, denn Sie setzen das Meeting in letzter Minute an, ohne Rücksicht auf die Verfügbarkeit Ihrer Kolleg:innen. Dementsprechend haben auch Sie keine Zeit, um Ihre technische Infrastruktur zu testen oder Informationen, Unterlagen und Präsentationen im Voraus zur Verfügung zu stellen.
Durchführung
Sie kommen zu spät und lassen Ihre Gäste im Wartebereich ohne Benachrichtigung warten. Im Meetingraum angekommen, überrascht Sie die schwache Verbindung, sodass Sie auf Ihre Kameraübertragung verzichten. Ohne auf alle zu warten und ohne weitere Begrüßungsworte oder Smalltalk starten Sie in das Meeting mit den Tagesordnungspunkten (Tops). Als Moderator:in sprechen Sie in monotonem Tonfall, lesen von Ihren Notizen ab und lassen Teilnehmende nicht zu Wort kommen. Handzeichen oder Fragen im Chat nehmen Sie nicht zur Kenntnis.
Zum Ausgleich haben Sie lange PowerPoint Präsentationen mit viel Text und ohne visuelle Elemente mitgebracht. Ihre Präsentation folgt keiner klaren Struktur, Themen werden durcheinander geworfen und Übergänge werden übersprungen. Damit es zügig voran geht, bauen Sie keine Interaktionen, Pausen oder Möglichkeiten für Fragen ein.
Nachbereitung
Sowohl während des Meetings als auch nachbereitend wurden kein klares Ziel, To-dos oder Maßnahmen mit Fristen verteilt, keine Protokolle oder Zusammenfassungen erstellt – daher bleibt unklar, wer für welche Aufgaben verantwortlich sein wird. Diese Details können auch beim nächsten Mal besprochen werden.
Umkehrung des Worst Case Szenarios
Nachdem Sie nun ein Bild davon haben, wie ein digitales Meeting komplett scheitern kann, lassen Sie uns den Spieß umdrehen und uns überlegen, wie ein professionelles digitales Meeting aussehen sollte. Indem Sie die zuvor genannten Fehler umkehren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Meeting effektiver, produktiver und für alle Teilnehmenden wertvoll ist.
Durch die Anwendung der Kopfstandmethode wird deutlich, welche Faktoren vermieden werden sollten, um ein erfolgreiches und produktives Meeting zu gewährleisten. Die Kopfstandmethode ist zudem eine erfolgreiche Brainstorming-Methode, die Sie in Meetings, Projekten, Produkt- und zur Ideenentwicklung anwenden können, um einmal über den Tellerrand zu schauen oder Problemlösungen auf eine andere Art und Weise zu entwickeln.
Lassen Sie uns die drei Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung dazu erneut betrachten und zusammenfassen, was getan werden muss, um ein hervorragendes Meeting oder einen gelungenen Workshop zu gestalten.
Vorbereitung:
Eine gut strukturierte Agenda, die vor dem Meeting an alle Teilnehmer:innen verschickt wird, ist entscheidend. Sie sollte die wichtigsten Themenpunkte sowie die Ziele des Meetings enthalten. Klare Erwartungen helfen den Teilnehmer:innen, sich besser vorzubereiten und gezielt Beiträge zu leisten.
Durchführung:
Beginnen Sie jedes Meeting nach der Begrüßung mit einer kurzen Übersicht der Agenda und der Ziele, um den Fokus zu setzen.
Interaktion & Teilhabe
WebEx, Zoom, MS Teams und Co. bieten eine Vielzahl von interaktiven Tools wie Umfragen, Whiteboards, Breakout-Rooms und Chat-Funktionen. Diese Tools können dazu beitragen, dass sich die Teilnehmenden aktiv einbringen und das Meeting dynamischer gestalten.
Klare Moderation & Timekeeping
Durch die Zuweisung spezifische Aufgaben wie Moderation, Timekeeping oder Protokollführung wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer:innen eine aktive Rolle im Meeting übernehmen. Dies fördert nicht nur die Beteiligung, sondern hilft auch, das Meeting effizienter zu gestalten.
Die Moderation muss nicht zwangsläufig von der Teamleitung durchgeführt werden. Rotieren Sie die Rollen regelmäßig, um Abwechslung zu schaffen und allen Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, sich einzubringen.
Abwechslung & Pausen
Monotone Meetings können schnell ermüdend wirken. Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen, Diagramme oder Videos, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer:innen zu halten. Auch der Wechsel zwischen verschiedenen Sprecher:innen kann dazu beitragen, das Meeting lebendiger zu gestalten.
Planen Sie ab einer Länge von 60 Minuten regelmäßige Pausen ein, um Ermüdung vorzubeugen und die Konzentration der Teilnehmenden zu fördern.
Nachbereitung:
Ein effektives Follow-Up nach dem Meeting ist entscheidend, um die besprochenen Punkte zu vertiefen und sicherzustellen, dass Maßnahmen ergriffen werden. Senden Sie ein Protokoll mit den wichtigsten Ergebnissen, Aufgaben und Deadlines an alle Teilnehmer:innen.
Fazit
Die Verbesserung der Aufmerksamkeit und des Engagements in Online-Meetings erfordert eine Kombination aus klarer Struktur, interaktiven Elementen sowie einer unterstützenden Meetingkultur.
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