So wird Ihr Meeting garantiert zum Desaster

22.08.2024

Blogreihe „Digitales Lernen“

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Haben Sie das schon einmal erlebt?

Sie stecken in einem nicht enden wollenden und langweiligen Meeting fest.
Sie können der:m Redenden nicht folgen, da es keinen roten Faden gibt.
Sie kommen nicht zu Wort.
Am Ende des Termins liegt kein Ergebnis vor.

Worst-Case-Szenario

Mit dem folgenden Ablauf zeigen wir Ihnen, welche Fehler Sie in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung eines Meetings vermeiden sollten, damit es erfolgreich verläuft.

1. Fehlstart

Sie erstellen keine Agenda oder Zielsetzung für das Meeting oder den Workshop. Die Teilnehmer:innen müssen schließlich nicht vorher wissen, was besprochen wird oder was von ihnen erwartet wird. Die notwendige Zeit zur Vorbereitung hätten die Teilnehmer:innen sowieso nicht, denn Sie setzen das Meeting in letzter Minute an, ohne Rücksicht auf die Verfügbarkeit Ihrer Kolleg:innen.
Dementsprechend haben auch Sie keine Zeit, um Ihre technische Infrastruktur zu testen oder Informationen, Unterlagen und Präsentationen im Voraus zur Verfügung zu stellen.

2. Chaos

Sie kommen zu spät und lassen Ihre Gäste im Wartebereich ohne Benachrichtigung warten. Im Meetingraum angekommen, überrascht Sie die schwache Verbindung, sodass Sie auf Ihre Kameraübertragung verzichten. Ohne auf alle zu warten und ohne weitere Begrüßungsworte oder Smalltalk starten Sie in das Meeting mit den Tagesordnungspunkten (Tops).

Als Moderator:in sprechen Sie in monotonem Tonfall, lesen von Ihren Notizen ab und lassen Teilnehmende nicht zu Wort kommen. Handzeichen oder Fragen im Chat nehmen Sie nicht zur Kenntnis.

Zum Ausgleich haben Sie lange PowerPoint Präsentationen mit viel Text und ohne visuelle Elemente mitgebracht. Ihre Präsentation folgt keiner klaren Struktur, Themen werden durcheinander geworfen und Übergänge werden übersprungen. Damit es zügig voran geht, bauen Sie keine Interaktionen, Pausen oder Möglichkeiten für Fragen ein.

3. Nachbeben

Sowohl während des Meetings als auch nachbereitend wurden kein klares Ziel, To-dos oder Maßnahmen mit Fristen verteilt, keine Protokolle oder Zusammenfassungen erstellt – daher bleibt unklar, wer für welche Aufgaben verantwortlich sein wird. Diese Details können auch beim nächsten Mal besprochen werden.

So vermeiden Sie das Worst-Case-Szenario

Nachdem Sie nun ein Bild davon haben, wie ein digitales Meeting komplett scheitern kann, lassen Sie uns den Spieß umdrehen und uns überlegen, wie ein professionelles digitales Meeting aussehen sollte. Indem Sie die zuvor genannten Fehler umkehren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Meeting effektiver, produktiver und für alle Teilnehmenden wertvoll ist.

Durch die Anwendung der Umkehrmethode wird deutlich, welche Faktoren vermieden werden sollten, um ein erfolgreiches und produktives Meeting zu gewährleisten. Die Kopfstandmethode ist zudem eine erfolgreiche Brainstorming-Methode, die Sie in Meetings, Projekten, Produkt- und zur Ideenentwicklung anwenden können, um einmal über den Tellerrand zu schauen oder Problemlösungen auf eine andere Art und Weise zu entwickeln.

Lassen Sie uns die Abläufe noch einmal betrachten und zusammenfassen, was nötig ist, um ein erfolgreiches Meeting oder einen effektiven Workshop zu gestalten.

1. Vorbereitung

Eine gut strukturierte Agenda, die vor dem Meeting an alle Teilnehmer:innen verschickt wird, ist entscheidend. Sie sollte die wichtigsten Themenpunkte sowie die Ziele des Meetings enthalten. Klare Erwartungen helfen den Teilnehmer:innen, sich besser vorzubereiten und gezielt Beiträge zu leisten.

2. Interaktion & Teilhabe

Beginnen Sie jedes Meeting nach der Begrüßung mit einer kurzen Übersicht der Agenda und der Ziele, um den Fokus zu setzen.

WebEx, Zoom, MS Teams und Co. bieten eine Vielzahl von interaktiven Tools wie Umfragen, Whiteboards, Breakout-Rooms und Chat-Funktionen. Diese Tools können dazu beitragen, dass sich die Teilnehmenden aktiv einbringen und das Meeting dynamischer gestalten.

3. Moderation & Timekeeping

Durch die Zuweisung spezifischer Aufgaben wie Moderation, Timekeeping oder Protokollführung wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer:innen eine aktive Rolle im Meeting übernehmen. Dies fördert nicht nur die Beteiligung, sondern hilft auch, das Meeting effizienter zu gestalten.

Die Moderation muss nicht zwangsläufig von der Teamleitung durchgeführt werden. Rotieren Sie die Rollen regelmäßig, um Abwechslung zu schaffen und allen Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, sich einzubringen.

4. Abwechslung & Pausen

Monotone Meetings können schnell ermüdend wirken. Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen, Diagramme oder Videos, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer:innen zu halten. Auch der Wechsel zwischen verschiedenen Sprecher:innen kann dazu beitragen, das Meeting lebendiger zu gestalten.

Planen Sie ab einer Länge von 60 Minuten regelmäßige Pausen ein, um Ermüdung vorzubeugen und die Konzentration der Teilnehmenden zu fördern.

5. Nachbereitung

Ein effektives Follow-Up nach dem Meeting ist entscheidend, um die besprochenen Punkte zu vertiefen und sicherzustellen, dass Maßnahmen ergriffen werden.

Senden Sie ein Protokoll mit den wichtigsten Ergebnissen, Aufgaben und Deadlines an alle Teilnehmer:innen.

Fazit

Die Verbesserung der Aufmerksamkeit und des Engagements in Online-Meetings erfordert eine Kombination aus klarer Struktur, interaktiven Elementen sowie einer unterstützenden Meetingkultur. Im Artikel Online-Workshops stellen wir Ihnen ganz konkrete Tools und Methoden für den digitalen Raum vor, die nicht nur Ihre Meetings, sondern insbesondere digitale Workshops oder Seminare zum Leben erwecken.

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Nicht alle Mitarbeiter:innen sind gleichermaßen vertraut mit den besten Praktiken für Online-Meetings. Regelmäßige Schulungen und Workshops können dazu beitragen, die Fähigkeiten und das Bewusstsein für effektive Meeting-Techniken zu verbessern. Sprechen Sie uns für die detaillierte Konzeption und Begleitung Ihrer Meetings oder Workshops gerne an.

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