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Nach einem Umzug den Wohnsitz ummelden, ein Führungszeugnis für die neue Arbeitsstelle beantragen, den Status des neuen Personalausweises einsehen oder die lang aufgeschobene Kfz-Zulassung erledigen – schnell, von zuhause aus, medienbruchfrei und ohne Wartezeit. All das (und mehr) ermöglichen digital aufgestellte Verwaltungen den Bürger:innen bereits heute. Sie sparen unnötige Wege zum Amt, beschleunigen dank automatisierter Abläufe die Bearbeitung und machen Prozesse transparenter.

Dabei geht es nicht nur um Servicequalität. Die öffentliche Verwaltung ist eine zentrale Schnittstelle zwischen Staat und Gesellschaft. Wird der Kontakt zur Behörde als positiv erlebt, stärkt das das Vertrauen in staatliche Institutionen – während negative Erfahrungen Frustration und Politikverdrossenheit begünstigen.

Auch die Verwaltung selbst profitiert von digitalen Prozessen. Angesichts des demografischen Wandels und eines bis 2030 erwarteten Personaldefizits von rund 230.000 Mitarbeitenden sind Automatisierung und Digitalisierung notwendige Entlastungsfaktoren. Sie schaffen Freiräume für Aufgaben, die menschliche Expertise erfordern – komplexe Einzelfallprüfungen, Beratung oder Ermessensentscheidungen. Gleichzeitig senken digitale Abläufe Kosten und Ressourcenverbrauch, etwa durch den Verzicht auf Papierakten.

Technik allein genügt nicht – es braucht digitale Kompetenz

Doch klar ist auch: Software allein führt nicht zur modernen Verwaltung. Entscheidend ist, ob die Mitarbeitenden die neuen Anwendungen sicher bedienen, in bestehende Prozesse integrieren und aktiv weiterentwickeln können. Neue Technologien wie Dokumentenmanagementsysteme, KI-gestützte Fachverfahren oder digitale Bürgerdienste erfordern nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein Verständnis für Schnittstellen, Datenschutz und Prozesslogik.

Hinzu kommt: Digitale Transformation bedeutet Veränderung. Bestehende Abläufe müssen hinterfragt, neue Arbeitsweisen entwickelt und bereichsübergreifende Zusammenarbeit gestärkt werden. Dafür braucht es Mitarbeitende, die bereit und in der Lage sind, diesen Wandel aktiv mitzugestalten.

Weiterbildung als Schlüssel für nachhaltige Digitalisierung

Die beste Technologie bleibt wirkungslos, wenn das Personal sie nicht versteht oder nicht in Veränderungsprozesse eingebunden wird. Weiterbildung ist daher kein optionales Zusatzangebot, sondern ein strategischer Baustein moderner Verwaltung. Sie vermittelt:

• Anwendungskompetenz im Umgang mit neuen Tools und Systemen,
• Prozessverständnis für die digitale Umgestaltung von Abläufen,
• Gestaltungskompetenz, um nicht nur mitzuhalten, sondern Digitalisierung aktiv voranzutreiben.

Ein konkretes Beispiel: Wenn Verwaltungen fachliche Inhalte zur elektronischen Aktenführung bereitstellen, können daraus Schulungsangebote entstehen, mit denen Sachbearbeiter:innen effizienter, rechtssicher und datenschutzkonform arbeiten – und digitale Standards wie die E-Akte nicht nur formal, sondern funktional nutzen können. Die aconium Akademie unterstützt dabei, diese Inhalte in geeignete Lernformate zu überführen und didaktisch aufzubereiten.

Da sich Technologien und Anforderungen fortlaufend ändern, reicht einmalige Schulung nicht aus. Gerade angesichts des Fachkräftemangels wird es zunehmend wichtiger, vorhandene Mitarbeitende gezielt weiterzubilden, statt ausschließlich auf externe Rekrutierung zu setzen. Weiterbildungen tragen dazu bei, Digitalkompetenz aufzubauen, Veränderungsbereitschaft zu stärken und Wissen nachhaltig in der Organisation zu verankern – idealerweise mit Lernangeboten, die fachlich auf die spezifischen Aufgaben der Verwaltung zugeschnitten sind und didaktisch so gestaltet werden, dass sie sich in den Arbeitsalltag integrieren lassen.